安徽省编办机关公文处理实施细则

访问次数: 25375                        发布时间:2010-01-05

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第一章   

 

第一条  为使省编办机关公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据《中国共产党机关公文处理条例》和《安徽省行政机关公文处理实施细则》的规定,结合省编办实际,特制定本实施细则。

第二条  省编办机关公文是省编办机关在机构编制管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理是指公文的拟制、办理、传递、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全;严格执行保密规定,确保国家秘密的安全。

第五条  省编办机关各处室、事业单位负责人应当高度重视公文处理工作,带头遵守公文处理的有关规定,加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第六条  省编办综合处是编办机关公文处理的管理机构,主管机关的公文处理工作,并对各处室、事业单位的公文处理工作进行业务指导。

第七条  负责公文处理的工作人员应当具有较高的政治和业务素质,工作积极,恪尽职守,作风严谨,遵守纪律。

 

第二章  公文种类

 

第八条  省编办机关常用的公文种类有:决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要。

(一)决定  适用于对重要事项或重大行动作出决策和安排,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)意见  适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(三)通知  适用于发布工作意见、规定,传达上级指示,转发上级机关及同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,发布要求下级办理和有关单位共同执行或周知的事项。

(四)通报  适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

(五)报告  适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问或要求。

(六)请示  适用于向上级机关请求指示、批准。

(七)批复  适用于答复下级机关的请示事项。

(八)规定  适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(九)函  适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

(十)会议纪要  适用于记载、传达会议主要精神和议定事项。

第九条  省编办公文的主要形式有:

(一)代字为“皖编”的公文,主要适用于以省编委名义向中央编委、中央编办等上级机关报告、请示工作和呈报意见;以省编委名义传达贯彻上级的方针、政策、指示,部署全局性工作和重要工作,发布重要决定、法规和政策性文件,通知有关事项,批转有关文件。该代字号的公文由省编委领导签发,发文字号由综合处管理。

(二)代字为“皖编办”的公文,主要适用于以省编办名义向省委、省政府、省编委、中央编办等上级机关报告、请示工作和呈报意见;以省编办名义传达贯彻上级的方针、政策、指示,部署全局性工作和重要工作,发布重要决定、法规和政策性文件,批复机构编制事项,通知有关事项,批转有关文件。该代字号的公文由省编办领导签发,发文字号由综合处管理。

(三)代字为“皖编办函”的公文,主要适用于以省编办名义与有关部门商洽工作,询问有关问题,通知有关会议和事务性工作,对省人大代表议案和建议以及省政协委员提案的答复。该代字号的公文由省编办领导签发,发文字号由综合处管理。

(四)代字为“皖编明电”的公文,主要适用于办理以省编委名义发文的紧急事项。该代字号的公文由省编委领导签发,发文字号由综合处管理。

(五)代字为“皖编密电”的公文,主要适用于办理以省编委名义发文的带有密级的紧急事项。该代字号的公文由省编委领导签发,发文字号由综合处管理。

(六)代字为“皖编办明电”的公文,主要适用于办理省编办文件中的紧急事项。该代字号的公文由省编办领导签发,发文字号由综合处管理。

(七)代字为“皖编办密电”的公文,主要适用于办理省编办文件中带有密级的紧急事项。该代字号的公文由省编办领导签发,发文字号由综合处管理。

(八)代字为“皖编办综函”、“皖编办省直函”、“皖编办市县函”、“皖编办事业函”、“皖编办督查函”和“皖编办登记函”的公文,主要适用于各处室、事业单位规范性文件的修改意见、征求意见,商洽有关程序性、事务性工作。该代字号的公文由省编办领导签发,事前不需综合处统一复核,发文字号由各处室、事业单位自行管理。

(九)代字为“皖编办人”的公文,主要适用于省编办干部任免、离退休及享受待遇、工资批复、干部调动、出国(境)人员政审等有关人事方面的公文。该代字号的公文由省编办领导签发,事前不需综合处统一复核,发文字号由负责人事工作的机构管理。

(十)代字为“皖编办机党”的公文,主要适用于省编办有关党务、工青妇等方面的公文。该代字号的公文由省编办机关党委负责人签发,事前不需综合处统一复核,发文字号由机关党委管理。

省编办机关发文的机关代字按《安徽省编办机关代字一览表》(见附表1)制定。

 

第三章  公文格式

 

第十条  公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

(一)密级  涉及国家秘密的公文应在公文首页左上角第1行顶格标明密级,两字之间空1字。如需同时标明密级和保密期限,密级和保密期限之间用“★”隔开。密级和保密期限用3号黑体字。绝密、机密级公文应当标明份数序号,份数序号用阿拉伯数字顶格标识在公文首页左上角第1行,密级移至份数序号下方(即公文首页左上角第2行)。未标明保密期限的,按照《国家保密期限的规定》(国家保密局1990年第2号令)第九条执行,即“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定”。

(二)紧急程度  对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应顶格标识在公文首页右上角第1行,分别标明“特急”、“加急”;紧急电报应在电报“等级”栏内分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度用3号黑体字,两字之间空1字。

(三)版头  由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成。版头推荐使用小标宋体字,用红色标识居中。字号以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。联合行文时用主办机关名称,也可并用联署机关名称。同级或相应的党政机关、军队机关、人民团体联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。

省编办制发文件的版头有“安徽省机构编制委员会文件”、“安徽省机构编制委员会办公室文件”和“安徽省机构编制委员会办公室()”三种形式。“安徽省机构编制委员会文件”适用于代字为“皖编”的公文。“安徽省机构编制委员会办公室文件”适用于代字为“皖编办”和“皖编办函”的公文。“安徽省机构编制委员会办公室()”适用于向上级机关报告、请示工作等上行文。“皖编办综函”、“皖编办省直函”、“皖编办市县函”、“皖编办事业函”、“皖编办督查函”和“皖编办登记函”的公文作为便函形式印制。

(四)发文字号  发文字号由公文代字、发文年度和发文顺序号组成,一般居于版头下空2行正下方。若属上报文件,则发文字号位于版头下空2行左边,签发人位于版头下空2行右边。联合行文,一般只标明主办机关的发文字号。发文字号用3号仿宋体字,年份、序号用阿拉伯数字标识,年份应标全称,用六角“[]”括入,序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。

发文字号下加一条红色版线,中间有一颗红五星。

(五)签发人  密码电报、内部明传电报和上报公文应当标注签发人姓名。联合上报的公文,应同时标注各联署机关签发人姓名。签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号移至左侧空1字,签发人居右侧空1字位置。签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后标识签发人姓名。如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排序,下移红色版线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色版线与之距离为4mm。联合行文一般由主办机关首先签署意见,协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。

(六)标题  一般由发文机关名称、公文主题和文种三部分组成。标题居于红色版线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间隔恰当。转发文件、批转报告、请示等,可省去发文机关名称。除法规、规章名称加书名号外,标题一般不加标点符号。

(七)主送机关  主要受理公文的机关。除“决定”和“意见”外,其他公文应标识主送机关。主送机关名称应当用全称或规范化简称或者同类型机关的统称,机关名称力求统一、规范、稳定。主送机关居标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。“会议纪要”的主送机关标列在公文末页下端、抄送机关之上。

(八)正文  公文的主体,用来表述公文的内容。正文居于主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字,文中如有小标题,一级小标题可用3号黑体字,二级小标题可用3号楷体字。一般每面排22行,每行排28个字。

(九)附件  公文如有附件,应在正文下空1行左空2字,发文机关署名之前注明附件的名称和顺序。用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字(如“附件:1.××××);附件名称后不加标点符号。附件置于主件之后,应与主件装订在一起,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与主件不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

(十)成文日期  以领导签发日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人签署的日期为准;电报以发出日期为准;会议讨论通过的“决定”,可以通过的日期为准。日期必须写年、月、日全称,用阿拉伯数字标识在署名右下方。决定、规定、意见、会议纪要等直发公文,可将日期加圆括号标注于标题下方,同时省去署名。成文日期的标识位置见“(十一)发文机关署名和印章”。

(十一)发文机关署名和印章  除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外,公文应当加盖发文机关印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章即可;联合下发的公文,都应加盖印章,并将主办机关排列在前。印章用红色。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空2字;加盖印章应上距正文1行之内,端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。

当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字,主办机关印章在前,两个印章均压成文日期。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm

当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)和加盖印章顺序排列在相应位置。主办机关在前,每排最多排3个,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个,均居中排布;印章之间互不相交或相切;成文日期标识在在最后一排印章。

(十二)主题词  能反映公文的主要内容和文种。省编办机关公文主题词中的第一个词为各处室、事业单位的简称,详见《安徽省编办单位简称一览表》(见附表2)。一份公文的主题词,最多不超过10个词目。上行文应按上级机关有关规定执行,并使用上级机关制定的公文主题词表中词目,若标注主题词表中没有的词应当在该词的后面加“△”。主题词居于公文末页、抄送栏上方左侧顶格。“主题词”用3号黑体字,后标全角冒号,词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。

(十三)抄送机关  指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、同级、下级和不相隶属机关。抄送机关居于主题词下1行,左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关多的,应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列;同一层次的,应依党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列。

(十四)印制版记  公文一般应有印制版记。印制版记居于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下),用3号仿宋体字。第一行左侧空1字注明印发(翻印)机关全称或规范化简称,右侧空1字用阿拉伯数码注明印发(翻印)日期。印发日期以公文付印的日期为准。第二行左侧空1字注明校对人员姓名,中间注明打字人员姓名右测空1字注明印发份数。

第十一条  公文用字一律从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国标标准A4型(210mm×297mm)。

第十二条  公文中各组成部分的标识规则,除本细则已作规定外,参照《中国共产党机关公文处理条例》和《安徽省行政机关公文处理实施细则》标准执行。

 

第四章 行文规则

 

第十三条  行文应当坚持少而精的原则,防止滥发文件和照抄照转、重复行文等现象。能电话联系的不发电传,能发电传的不发文件。

第十四条  行文时要根据文件内容和实际工作需要,确定分发范围和印发数量。

第十五条  根据职权范围,省编办可以与省委、省政府各部门相互行文;可以与下级编办行文;不得对下级党委发布指示性公文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向各市人民政府正式行文;如需行文,应报请省政府批转或由省政府办公厅转发。

省编办与省委、省政府各部门、各市委、市人民政府可以联合行文,与相应的党组织和军队机关可以联合行文,与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

第十六条  省编办除综合处外,各处室一般不得对外正式行文。与相应的有关单位进行工作联系确需行文时,只能以便函的形式行文。

第十七条  除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以省编办的名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”;如属上级机关负责人交办事项,应在正文开头部分予以说明。

第十八条  “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。

需要请示省委、省政府的事项,应抓紧做好前期工作及时上报,给省委、省政府留出研究、决策的时间:一般事项不得少于两周,至少不得少于7个工作日;需要抓紧办理,并在7个工作日以内批复的,除突发事件以及法律、法规等另有规定或领导同志另有交待的外,必须在文中说明紧急原因以及在省编办机关内办理的过程。

第十九条  “报告”不得夹带请示事项,公文文种不得用“请示报告”类混合文种。对“报告”中夹带请示事项的公文,收文机关可按报告处理,不予答复。

第二十条  “意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理。作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行。作为平行文,提出的意见供对方参考。

第二十一条  请求上级机关批转的公文,应同时附上级机关批转的代拟稿。

第二十二条  上行文必须按规定的份数报送。份数不足的,收文机关可要求发文机关补足。

上报省委的公文份数为20份,抄送的份数为5份;上报省政府的公文一般不得少于10份。

第二十三条  为减少重复性行文,凡上级公文已有明确规定,本级无需再作具体要求的,可以不行文,而将原文翻印下发。为精简文件,凡能面对面协商解决的问题以及可口头、电话请示、报告的问题,应当不行文。可以格式化文件答复、批复、通知的事项,不以省编办正式文件行文。

第二十四条  起草、修改和签批公文应当使用符合存档要求的纸张和书写工具,不得使用圆珠笔,不压、不过装订线。

 

第五章  发文办理

 

第二十五条  省编办发文办理指以省编委、省编办等名义制定公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。

第二十六条  草拟公文应当做到:

(一)符合国家的法律、法规及有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的,发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写全具体的年、月、日。

(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。

(七)应当使用国家法定计量单位。

(八)文中使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其他缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

(十)情况复杂的公文,应附上必要的背景材料或另纸说明,供领导审签时参考。

第二十七条  省编办机关公文文稿由各处室、事业单位撰拟。

第二十八条  发文拟制。对涉及其他部门及编办内有关处室、事业单位职权范围内的事项,主办处室、事业单位应当主动与有关单位协商,取得一致意见后方可行文。其中,涉及编办内有关处室、事业单位的公文,主办处室、事业单位应先交有关单位会签后再送综合处审核;如有分歧,主办处室、事业单位主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,可以明列各方理据,提出建设性意见,报编办领导审定。拟制发文,应填写《安徽省机构编制委员会办公室文件拟稿封面》(见附表3);拟制文稿,应填写《安徽省机构编制委员会办公室文稿呈批单》(见附表4)。

第二十九条  发文审核。凡以省编办名义制发的公文,或用省编办发文字号的公文,文稿送省编办领导签发前,应当由综合处进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合有关规定等。

文稿送综合处审核前,应经主办处室、事业单位主要负责人初审。审核的重点是内容和文字是否符合拟制公文的有关要求。综合处文秘人员负责复审。重要公文特别是上行文,综合处分管副处长负责三审。由其他部门主办并用其发文字号与省编办会签的公文,由相关业务处室、事业单位审核后报编办领导会签。

第三十条  发文签发。公文须经编办领导审批签发。以省编办名义上报、下发或联合会签的公文,由编办主任签发;编办主任外出时,由主持工作的副主任请示主任后签发。签批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和日期。若圈阅,则视为同意。非特殊情况,编办领导一般不接收和签发未经综合处审核的文稿。

经编办领导签发的公文,拟文处室、事业单位认为确需更改的,须请示签发人同意后方可改动。

第三十一条  发文复核。经编办领导签发后的文稿,正式印制前,主办处室、事业单位应送综合处进行复核。复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。按照发送范围确定印制数量,必要时应对文稿作技术处理,再造单送印。

第三十二条  发文登记。经复核后的文稿,机要人员应及时登记、编号。

第三十三条  发文缮印。经机要人员登记的文稿,应送编办综合处分管副处长同意且符合要求的印刷厂缮印。缮印要讲求时效,急件、特急件应按时限要求承印。缮印必须保证质量,做到字迹清晰,版面整洁,庄重大方。公文由主办处室、事业单位负责校对,印制出的公文与原核定的文稿不一致的,由校对人负责。

第三十四条  发文用印。用印前,机要人员或用印人员要检查签发人与使用的印章权限是否相符,版头与印章名称是否一致。用印要求上不压正文,下骑年盖月。会签文件,办文处室、事业单位在履行成文件与签发稿核对签字手续后,综合处方可用印。需套印的文件,办文处室、事业单位应派专人监印,用毕将印件及时交还机要人员。

第三十五条  发文分发。缮印好的公文,由办文处室、事业单位负责分发,一律发至有关单位办公室,不得直接发至有关业务处(室)、科。同时,留24份交综合处。以省编办名义印发的公文,由综合处统一分送编办领导和各处室、事业单位。

第三十六条  凡以皖编、皖编办、皖编办函编号发文和承办省委、省政府办公厅批转办理的文稿,必须及时将电子版报综合处机要人员1份,以便上网办结、存档和查询。

 

第六章  收文办理

 

    第三十七条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十八条  来文签收。公文一律由综合处签收,按程序办理。编办领导一般不受理未经综合处签收的公文。

第三十九条  来文登记。公文签收后,由综合处逐件拆封核查,分类登记。机要人员每天除及时将通过交换、邮寄等方式来文进行登记外,还要定时从密码专网上查收来文并打印登记。登记中要将办件、阅件和简报等分开,避免该办的来文漏办。

第四十条  来文审核。收到下级机关上报需要办理的公文,综合处应当进行审核。审核重点是:是否应由省编办办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定,涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

第四十一条  来文拟办。对需要办理的公文,综合处应及时提出拟办意见。对属于要求解决具体问题的来文,应当按照职权范围,直接转有关单位处理。对不符合国家、省有关公文处理办法和本实施细则的来文,有关处室、事业单位经报编办领导同意后退回呈报单位并说明理由。

拟办意见力求准确、恰当。把握不准时,要主动征询相关处室、事业单位或有关部门的意见。对紧急、重要公文应提出办理时限;对需几个处室、事业单位承办的公文,需明确牵头主办处室、事业单位。

第四十二条  来文批办。对需请编办领导批办的公文,综合处要及时送编办领导批办。经编办领导批办过的公文,综合处登记后,转有关处室、事业单位办理。

第四十三条  来文承办。有关处室、事业单位接到交办的公文,应根据“急事急办、特事特办”的原则,抓紧办理。实行办文限时制,提高办文效率。有时限要求的,按规定时限办理;无时限要求的,也应本着认真负责的态度,尽快办理。对上级机关一般公文在7日内办结,涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文,应力争在3个工作周内办结。确有困难的,应当予以说明。对不属于本单位职权范围或不适宜本单位办理的,应在1日内退回交办单位并说明理由。办文单位应向交办单位及时反馈办理结果。

对其他部门送省编办征求意见、会签的公文,除主办部门另有时限要求外,一般应在收到公文的7个工作日内予以回复。因特殊情况不能按期回复,承办处室、事业单位应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式,否则,按省政府规定,主办部门可以视省编办没有不同意见,并据此继续办理有关公文,造成的后果由承办处室、事业单位负责。

第四十四条  来文催办。要建立健全公文催办制度。由综合处呈编办领导批示后交有关处室、事业单位办理或者直接交办的公文,综合处应负责催办。紧急公文跟踪催办,重要公文及编办领导批示的公文重点催办,其他公文每半个月普催一次。催办过程及时记录,并根据承办记录,定期通报公文办理情况。

第四十五条  来文传阅。上级机关下发至省编办的县(团)级公文,由综合处负责传阅,各处室、事业单位正、副处长(局长)要履行阅毕签字手续。各处室、事业单位应在3日内签阅退还综合处,不得滞留。

 

第七章  公文归档

 

第四十六条  根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,省编办在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等,应及时整理(立卷)、归档。

第四十七条  公文办理结束后,应将3份公文正文连同编办领导签批的底稿、公文形成过程的附件整理(立卷);绝密公文办结后应及时整理(立卷)。特别是以省编委、省编办名义的发文和承办省委、省政府办公厅批转的来文办理结束后,主办处室、事业单位要及时将电子版拷给机要人员,以便及时办理网上办结手续、存档和查询。处室、事业单位应于每年第一季度,将上年的公文整理(立卷),并集中向档案室移交归档。需要继续使用的公文,主办处室、事业单位留存复印件,原文及时归档。

第四十八条  归档范围的公文,应根据其相互联系、特征和保存价值等组卷,并保证公文材料齐全、完整,正确反映公文的形成过程和省编办的主要工作情况,以便保管和利用。

第四十九条  联合办理的公文,原件由主办处室、事业单位整理(立卷)、归档,其他处室、事业单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第五十条  归档范围的公文应当确定保管期限,并按照有关规定定期向档案主管部门移交。

第五十一条  草拟、修改和签批公文,不可使用铅笔或圆珠笔,所有墨水应符合存档要求。文稿左侧装订线外,不得签批和修改。

 

第八章  公文处理

 

第五十二条  公文由综合处统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第五十三条  综合处应当认真贯彻国家、省有关公文处理办法和本实施细则,建立健全编办公文处理工作的有关制度,加强对公文特别是上报公文的审核把关,严格执行办文规则和程序,对不符合规定的公文,综合处可以不予办理,退回呈报单位,并定期进行通报。

第五十四条  上级机关下发的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经编办领导批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第五十五条  公开发布省编办机关公文必须经编办领导批准。经批准公开发布的公文,具有正式公文的同等效力。公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。

第五十六条  遇紧急、特殊事项,经编办领导批准,可以采用传真方式发送公文,传真件经收文机关复印后按正式公文办理和保存。办理传真机传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全,绝密级公文不得利用传真机传输。

第五十七条  公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日不产生效力。

第五十八条  机构调整时,需要归档的公文、资料应当整理(立卷),并按有关规定移交档案室。

工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十九条  综合处应于每年的第一季度对省编办机关上年度形成和接收的不具备归档的存查价值的公文进行清理、集中,经鉴别并报综合处分管副处长批准后到指定场所予以销毁。销毁秘密公文应由2人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中销毁绝密公文(含密码电报),应当进行登记。

第六十条  密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。密码电报不得翻印、复制,不得密电明复、明电密电混用。密码电报汇编内部文件,需按权限报批。

第六十一条  其他机关人员需要查阅省编办机关公文案卷,必须持有介绍信。查阅省编办主任会议纪要,需经省编办主任批准。查阅密级公文案卷并摘抄部分内容的,需经综合处处长批准。成卷公文不得外借。

 

第九章   

 

第六十二条  本细则由省编办综合处负责解释。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附表1

安徽省编办机关代字一览表

发 文 单 位

机关代字

 

省编委

皖编

由综合处统一编号

皖编明电

皖编密电

省编办

皖编办

皖编办函

皖编办明电

皖编办密电

负责人事工作的机构

皖编办人

由各处室、事业单位

自行编号

机关党委

皖编办机党

综合处

皖编办综函

省直机关机构编制处

皖编办省直函

市县机构编制处

皖编办市县函

事业机构编制处

皖编办事业函

机构编制监督检查处

皖编办督查函

省事业单位登记管理局

皖编办登记函

 

 

 

 

附表2

 

安徽省编办单位简称一览表

 

单位名称

单位简称

综合处

综合

省直机关机构编制处

省直

市县机构编制处

市县

事业机构编制处

事业

机构编制监督检查处

督查

省事业单位登记管理局

登记

机关党委

机党

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附表3

安徽省机构编制委员会办公室文件拟稿封面

          [       ]    

    级:秘密[  ]   机密[  ]   绝密[  ]      

紧急程度:特提[  ]   特急[  ]   加急[  ]   平急[  ]  

公开程度:公开[  ]   不公开[  ]

标题:

 

 

附件:

 

 

主题词:

主送:

 

 

抄送:

办文单位和拟稿人:

 

 

处室、事业单位初审:

综合处复审:

 

 

会签单位:

用印前核对:

 

 

编办领导签发:

 

 

 

编委领导签发:

校对:                打字:              份数:

        日印发

附表4

安徽省机构编制委员会办公室文稿呈批单

      

拟稿单位及经办人:

呈报时间:         

文稿标题:

 

处领导意见:

 

 

 

办领导批示:

 

 

 

 

委领导批示: