为适应新形势新要求,进一步树立“今天的档案就是明天的文史资料”的意识,在建党100周年之际,区委编办多措并举,切实履行档案安全的主体责任,把档案安全融入各项具体工作,进一步加强和改进档案收、管、存、用各环节的安全管理,做好今年“档案话百年”主题档案日活动,坚持围绕中心、服务大局,努力为庆祝建党100周年创造良好社会环境,为档案事业转型发展提供思想保证和精神力量。
一是购置设备,提升基础设施建设。设置综合档案室,安装了符合档案管理规定的防盗门,专门购置档案柜,配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、打印机、保险柜、碎纸机等设备,为档案的安全性和保密性提供硬件上的保证;对照档案规范管理要求对档案室做到防火、防虫、防鼠、防强光、防霉变等,保证了档案的存放安全。档案载体实行集中统一管理,财务档案进行专柜专人管理。
二是完善制度,健全档案管理机制。明确具体分管领导和档案经办人,强化档案工作力量,形成“主要领导亲自抓,分管领导具体抓”的工作机制。结合工作实际,建立健全立卷归档制度,档案室管理制度、档案利用制度、档案分管领导职责、档案员岗位职责制度。为加强档案安全管理工作,进一步完善了《区委编办保密工作制度》,严格执行档案查阅报备手续,进一步规范涉密文件、财务文件管理,防止档案泄、失密事故发生。
三是加强培训,提高档案管理和使用水平。组织我办档案从业人员参加为期一周的档案业务培训,通过学习,熟练掌握计算机和档案管理的相关知识及法律法规,提升档案工作人员的理论水平和实际操作能力。进行了两期“话筒接力--档案知识、保密工作”专题学习,进一步提高了我办全体干部职工的档案意识、档案安全观念。
四是定期开展安全检查,及时消除不安全因素。每周对档案室进行检查,发现问题及时整改,针对档案室的防雨、防渗、防潮湿等情况进行了专门的检查,对电线、室内灯具和灭火器等进行了全面的检查和维护,消除档案室的事故隐患。同时,档案室工作人员在日常工作中按要求对档案室进行温、湿度控制,对档案进行防霉变、虫蛀尘污处理,严防水灾、火灾和被盗,确保档案万无一失。